શાળામાં દરરોજ અનેક પ્રકારની શૈક્ષણિક અને વહીવટી પ્રવૃત્તિઓ થાય છે.
આ તમામ પ્રવૃત્તિઓની જરૂરી નોંધ યોગ્ય રજીસ્ટર, ફાઇલ અથવા દસ્તાવેજમાં
કરવામાં આવે છે.

• શાળાની વહીવટી કામગીરીનો લેખિત પુરાવો મળે છે.
• વિદ્યાર્થીઓની માહિતી અને પ્રગતિનો રેકોર્ડ જળવાય છે.
• શિક્ષકોની હાજરી અને સંબંધિત વહીવટી માહિતી ઉપલબ્ધ રહે છે.
• આવક-જાવક તથા નાણાકીય વ્યવહારોની નોંધ જળવાય છે.
• સરકારી પરિપત્રો અને સૂચનાઓનો રેકોર્ડ રાખી શકાય છે.
• શાળા વિકાસ માટે ભૂતકાળની માહિતીનો ઉપયોગ કરી શકાય છે.
• તપાસણી અથવા અધિકારીની મુલાકાત સમયે જરૂરી દસ્તાવેજો રજૂ કરી શકાય છે.

શાળાના વડા તરીકે મુખ્ય શિક્ષકની મહત્વપૂર્ણ જવાબદારી છે કે શાળાનું
દફતર વ્યવસ્થિત રીતે જાળવવામાં આવે. સરકારી પરિપત્રો, સૂચનાઓ અને
નિયમો અનુસાર જરૂરી દસ્તાવેજો તૈયાર કરાવવા તથા સમયસર રજૂ કરવા
માટે દફતર ખૂબ જ મહત્વનું સાધન છે.

યોગ્ય રીતે જાળવવામાં આવેલ દફતર શાળાના વ્યવસ્થાપનની ગુણવત્તા દર્શાવે છે.
જ્યારે શાળાની તપાસણી થાય ત્યારે જરૂરી રજીસ્ટર, ફાઇલ અને દસ્તાવેજો
સરળતાથી ઉપલબ્ધ હોવા જોઈએ.

આ વર્ગમાં આવતા દફતરોને કાયમી જાળવવાના દફતરો
તરીકે દર્શાવવામાં આવ્યા છે.

1. વયપત્રક / ઉંમરવારી / સામાન્ય રજીસ્ટર / જનરલ રજીસ્ટર
2. આવક રજીસ્ટર
3. ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર
4. જાવક રજીસ્ટર
5. હુકમોની ફાઇલ
6. પગાર પહોંચ / પત્રક
7. મુલાકાતપોથી

1. અન્ય શાળામાંથી આવેલ શાળા છોડ્યાના પ્રમાણપત્રો (L.C.)ની ફાઇલ
2. વાલી સ્લીપની ફાઇલ
3. શાળા ફંડ હિસાબ / રોજમેળ / શાળાનિધિ / સદનિધિ ખર્ચ
4. કન્ટીજન્સી હિસાબ
5. વિઝિટબુક / શેરાપોથી
6. ડાયરી રજીસ્ટર
7. પરિપત્રોની ફાઇલ / પરિપત્ર સંગ્રહ

1. નિરીક્ષક અધિકારી / તપાસણી અમલદારની સૂચનાબુક
2. શાળા છોડ્યા બાબતના દાખલા / આપેલ સર્ટિફિકેટની ફાઇલ
3. વયના પ્રમાણપત્રો / જન્મતારીખના દાખલા આપ્યાની ફાઇલ
4. વાર્ષિક પરિણામપત્રકો

1. મુખ્ય શિક્ષકની લોગબુક
2. સૂચનાબુક / શિક્ષકોની સૂચનાપોથી
3. શિક્ષકોનું દૈનિક હાજરીપત્રક
4. માસિક પત્રક ફાઇલ
5. ચાર્ટ લીધા-દીધાના રિપોર્ટની ફાઇલ
6. હલચલ પત્રક / મુવમેન્ટ રજીસ્ટર
7. શાળા પુસ્તકાલય ઈશ્યુ રજીસ્ટર
8. ટપાલ રવાનગી બુક
9. ફીની પાવતી
10. ચૂકવાયેલ શિષ્યવૃત્તિની પહોંચ
11. વાર્ષિક અહેવાલ
12. રજા રિપોર્ટ
13. વાલી સંપર્ક રજીસ્ટર
14. સંસ્થાકીય આયોજન
15. વિદ્યાર્થીઓના હાજરીપત્રકો
16. પત્રવ્યવહાર ફાઇલ
17. શાળા સમિતિની કાર્યવાહી / પ્રોસિડિંગ બુક

1. અભ્યાસક્રમ આયોજન
2. પાઠ્યપુસ્તક વિતરણ
3. વિદ્યાર્થીની ઉત્તરવહી
4. માંગણીપત્રક
5. વિદ્યાર્થીની યોગ્યતાદર્શક પત્રક
6. દૈનિક નોંધપોથી
7. વિદ્યાર્થી પ્રવાસ હિસાબ ફાઇલ
8. સામૂહિક પ્રવૃત્તિઓની રોજનીશી
9. વિદ્યાર્થીઓને વિતરણ કરેલ સામગ્રીની ફાઇલ
10. પ્રવેશપાત્ર બાળકોનું પત્રક
11. અન્ય વિભાગમાં સમાવેશ ન થયો હોય તેવા દસ્તાવેજો

આજના સમયમાં શાળાના કેટલાક રેકોર્ડ કમ્પ્યુટર અને ડિજિટલ માધ્યમથી
પણ તૈયાર કરવામાં આવે છે. શાળાની માહિતી, હાજરી, પગાર સંબંધિત
માહિતી, વયપત્રક, પુસ્તકાલય, વાર્ષિક આયોજન, અભ્યાસક્રમ અને
શાળા કેલેન્ડર જેવી માહિતી ડિજિટલ સ્વરૂપમાં જાળવી શકાય છે.

જોકે ડિજિટલ રેકોર્ડની સાથે જરૂરી મૂળ દસ્તાવેજો અને નિયત રજીસ્ટરની
જાળવણી પણ મહત્વપૂર્ણ છે. એટલે Digital Record + Proper Physical Record
બંનેનું વ્યવસ્થિત સંચાલન શાળાના વહીવટને વધુ મજબૂત બનાવે છે.

શાળાની તપાસણી દરમિયાન વિવિધ રજીસ્ટર, ફાઇલો અને દસ્તાવેજોની
જરૂર પડી શકે છે. તેથી દફતર માત્ર કબાટમાં રાખેલા રજીસ્ટરોનો
સંગ્રહ ન હોવો જોઈએ, પરંતુ તે અપડેટ, ક્રમબદ્ધ અને સરળતાથી
ઉપલબ્ધ હોવું જોઈએ.

• રજીસ્ટરો સમયસર અપડેટ કરવા.
• ફાઇલોને વર્ષ અને વિષય પ્રમાણે ગોઠવવી.
• જૂના રેકોર્ડને વર્ગ પ્રમાણે અલગ રાખવા.
• જરૂરી દસ્તાવેજોનો સરળતાથી શોધી શકાય તેવો ક્રમ રાખવો.
• મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજોની સુરક્ષિત જાળવણી કરવી.

1. વર્ગ પ્રમાણે અલગ કબાટ/શેલ્ફ રાખો.
2. અ, બ, ક, ડ અને ઈ વર્ગના લેબલ લગાવો.
3. દરેક ફાઇલ પર વર્ષ અને વિષય સ્પષ્ટ લખો.
4. ચાલુ વર્ષના દફતરોને સરળતાથી ઉપલબ્ધ જગ્યાએ રાખો.
5. જૂના રેકોર્ડની યાદી તૈયાર રાખો.
6. મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજોની ડિજિટલ બેકઅપ રાખો.
7. સમયાંતરે સમગ્ર દફતરનું Review કરો.