ડેડ સ્ટોક પત્રકમાં સામાન કમી / રદ કરવાની પ્રક્રિયા
ગુજરાત રાજ્યની પ્રાથમિક શાળાઓમાં રહેલા ડેડસ્ટોક (બિનઉપયોગી) સામાનને કમી કરવા તથા હરરાજી દ્વારા તેના નિકાલ માટેની સમગ્ર પ્રક્રિયા ગુજરાત સરકારના નાણા વિભાગના General Financial Rules (GFR) તેમજ શિક્ષણ વિભાગના નિયમો અને ઠરાવો પર આધારિત છે.
આ પ્રક્રિયા નીચે મુજબના તબક્કાઓમાં અમલમાં મુકવામાં આવે છે. ચોક્કસ મર્યાદા અને સત્તા માટે તાજેતરનો વિભાગીય ઠરાવ અથવા પરિપત્ર તપાસવો જરૂરી છે.
🔹 ૧. ડેડસ્ટોક કમી (Write-Off) કરવાની પ્રક્રિયા
શાળામાં નોંધાયેલ કોઈપણ સામાનને “ડેડસ્ટોક” તરીકે કમી કરવા માટે નીચે મુજબના તબક્કાઓ અનુસરવા પડે છે:
🔸 તબક્કો ૧: સામાનની ઓળખ અને મૂલ્યાંકન
- બિનઉપયોગીતા નક્કી કરવી:
મુખ્ય શિક્ષક ડેડસ્ટોક રજિસ્ટરમાં નોંધાયેલ સામાનની તપાસ કરીને નક્કી કરે છે કે તે તૂટી ગયેલો, ઉપયોગલાયક ન રહ્યો હોય અથવા આર્થિક રીતે નકામો છે. - નિરીક્ષણ (Survey) સમિતિની રચના:
એક નિરીક્ષણ સમિતિની રચના કરવામાં આવે છે જેમાં મુખ્ય શિક્ષક તથા અન્ય શિક્ષકોનો સમાવેશ થાય છે.
જો સામાનની કિંમત ચોક્કસ મર્યાદા (દા.ત. ₹૫૦૦૦ અથવા ₹૧૦,૦૦૦થી વધુ) હોય, તો તેની કમી માટે DPEO/TPEO સ્તરની મંજૂરી જરૂરી બને છે. - સમિતિનો અહેવાલ:
સમિતિ સામાનનું નિરીક્ષણ કરીને નીચે મુજબની વિગતો સાથે અહેવાલ તૈયાર કરે છે:- સામાનનું નામ અને ડેડસ્ટોક નંબર
- ખરીદીની તારીખ અને કિંમત
- બિનઉપયોગી થવાનું કારણ (જૂનું થવું, તૂટફૂટ, વગેરે)
- વર્તમાન સ્થિતિ તથા Upset Price (હરરાજી માટેની લઘુત્તમ કિંમત)
🔸 તબક્કો ૨: કમી માટેની સત્તાધિકારીની મંજૂરી
- દરખાસ્ત:
મુખ્ય શિક્ષક નિરીક્ષણ સમિતિનો અહેવાલ જોડીને “Write-Off” માટેની દરખાસ્ત ઉપરી અધિકારી (TPEO/DPEO) ને મોકલે છે. - મંજૂરી:
ઉપરી અધિકારી તાત્કાલિક નાણાકીય મર્યાદા મુજબ મંજૂરી આપે છે. - બાદપત્રક (Disposal Register):
મંજૂરી બાદ સામાનને ડેડસ્ટોક રજિસ્ટરમાંથી દૂર કરવામાં આવે છે અને તેની નોંધ બાદપત્રકમાં કરવામાં આવે છે.
🔹 ૨. હરરાજી (Auction)ની પ્રક્રિયા
કમી કરાયેલો સામાન સામાન્ય રીતે જાહેર હરરાજી (Public Auction) દ્વારા વેચવામાં આવે છે. જો સામાન તદ્દન નકામો હોય, તો તે માટે અલગ લેખિત મંજૂરી લેવી પડે છે.
🔸 તબક્કો ૧: અપસેટ પ્રાઇસ નક્કી કરવી
- મૂલ્યાંકન:
નિરીક્ષણ સમિતિના અહેવાલના આધારે સામાનની લઘુત્તમ કિંમત (Upset/Reserve Price) નક્કી થાય છે. - સૂચિ:
હરરાજી માટેના સામાનની વિગતવાર સૂચિ તૈયાર થાય છે.
🔸 તબક્કો ૨: જાહેર હરરાજીનું આયોજન
- જાહેર નોટિસ:
હરરાજીની તારીખ, સમય અને સ્થળની જાહેરાત શાળાના નોટિસ બોર્ડ, ગ્રામ પંચાયત કચેરી તથા જરૂર મુજબ સ્થાનિક અખબારમાં કરવામાં આવે છે. - હરરાજી સમિતિ:
મુખ્ય શિક્ષકની અધ્યક્ષતામાં સમિતિ રચાય છે જે હરરાજીનું આયોજન કરે છે.
🔸 તબક્કો ૩: હરરાજીનું સંચાલન
- નક્કી કરેલા દિવસે નિયમો અનુસાર હરરાજી યોજાય છે.
- હરરાજીની સમગ્ર કાર્યવાહી Auction Register માં નોંધાય છે.
- સૌથી વધુ બોલી લગાવનાર વ્યક્તિને સામાન વેચવામાં આવે છે અને તે પાસેથી ચુકવણી લેવામાં આવે છે.
🔸 તબક્કો ૪: આવકની જમાવણી
- હરરાજી દ્વારા પ્રાપ્ત રકમ સરકારના સંબંધિત ખાતામાં (Government Treasury/Bank) જમા કરવામાં આવે છે.
- જમાવણીનો ચલાન (Chalan) શાળામાં નાણાકીય દસ્તાવેજ તરીકે સાચવવામાં આવે છે.
🟢 સરકારનો ઠરાવ (Government Resolution)
ગુજરાત સરકારના નાણા વિભાગ દ્વારા GFR નિયમો અનુસાર વખતોવખત ઠરાવો બહાર પાડવામાં આવે છે જેમાં:
- સરકારી સામાન કમી કરવાની નાણાકીય મર્યાદા (Pecuniary Limit)
- અને સંબંધિત અધિકારીઓને સોંપવામાં આવેલી સત્તાઓ (Powers)
સ્પષ્ટ કરવામાં આવે છે.
દા.ત. – અગાઉના ઠરાવ મુજબ ₹૫૦૦૦ અથવા ₹૧૦,૦૦૦ સુધીના સામાનને કમી કરવાની સત્તા DPEO અથવા નીચેના અધિકારી ને અપાયેલી હોય શકે છે. આ મર્યાદાઓ સમયાંતરે બદલાતી રહે છે.
📝 સારાંશ:
ડેડસ્ટોક કમી અને હરરાજી પ્રક્રિયા એ શાળા સંચાલનનો મહત્વપૂર્ણ નાણાકીય ભાગ છે. યોગ્ય દસ્તાવેજીકરણ, નિયમોનું પાલન અને અધિકારી મંજૂરી સાથે આ પ્રક્રિયા પારદર્શક રીતે કરવામાં આવે તે જરૂરી છે.