શિક્ષકોનો વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલ 2025-26 ઓનલાઈન | સમયમર્યાદા અને માર્ગદર્શિકા

ગુજરાત રાજ્યની સરકારી પ્રાથમિક શાળાઓમાં ફરજ બજાવતા વિદ્યાસહાયકો, પ્રાથમિક શિક્ષકો, મુખ્ય શિક્ષકો તથા સમഗ്ര શિક્ષા હેઠળ CRC, BRC અને URC કોઓર્ડિનેટર તરીકે ફરજ બજાવતા સંબંધિત કર્મચારીઓ માટે વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલ (Annual Confidential Report – ACR) અંગે મહત્વપૂર્ણ સૂચનાઓ જાહેર કરવામાં આવી છે.

પ્રાથમિક શિક્ષણ નિયામકની કચેરી, ગાંધીનગર દ્વારા મંજૂર કરાયેલા પરિપત્રમાં વર્ષ 2025-26ના વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલને ઓનલાઈન ભરવા અને તેની સમીક્ષા કરવાની પ્રક્રિયા અંગે માર્ગદર્શન આપવામાં આવ્યું છે.

આ લેખમાં અહેવાલ ભરવાની સમયમર્યાદા, અહેવાલના ત્રણ ભાગ, અહેવાલ લખનાર અધિકારી, સમીક્ષા કરનાર અધિકારી અને ઓનલાઈન સબમિટ કરતી વખતે ધ્યાનમાં રાખવાની અગત્યની બાબતો સરળ ભાષામાં સમજાવવામાં આવી છે.

1. વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલ અંગેના પરિપત્રની વિગતો

2. કોના માટે વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલ ભરવાનો છે?

પરિપત્રમાં દર્શાવ્યા મુજબ નીચેના શૈક્ષણિક સંવર્ગના કર્મચારીઓ માટે ઓનલાઈન ખાનગી અહેવાલની પ્રક્રિયા લાગુ પડે છે:

• સરકારી પ્રાથમિક શાળાના વિદ્યાસહાયકો.
• સરકારી પ્રાથમિક શાળાના પ્રાથમિક શિક્ષકો.
• સરકારી પ્રાથમિક શાળાના મુખ્ય શિક્ષકો.
• સમગ્ર શિક્ષા હેઠળ પ્રતિનિયુક્તિ પર CRC કોઓર્ડિનેટર તરીકે ફરજ બજાવતા પ્રાથમિક શિક્ષકો.
• BRC/URC કોઓર્ડિનેટર તરીકે ફરજ બજાવતા સંબંધિત પ્રાથમિક શિક્ષકો.
• સંબંધિત અહેવાલ લખનાર અને સમીક્ષા કરનાર અધિકારીઓ/કર્મચારીઓ.

સંબંધિત કર્મચારીઓ અને અધિકારીઓને ઓનલાઈન પોર્ટલ પર લોગિનની સુવિધા આપવામાં આવશે. પોર્ટલ પર પ્રવેશ માટે Teacher Code અથવા Special Codeનો ઉપયોગ કરવાની સૂચના આપવામાં આવી છે.

3. વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલ 2025-26ની મહત્વપૂર્ણ તારીખો

પરિપત્રના ટેકનિકલ માર્ગદર્શનના પાના 4 અને 5માં અહેવાલની કામગીરી માટે નીચે મુજબની સમયમર્યાદા દર્શાવવામાં આવી છે.

મહત્વપૂર્ણ: ઉપરની તારીખો પરિપત્રમાં દર્શાવેલી સમયમર્યાદા છે. કોઈ અધિકૃત સુધારેલો પરિપત્ર અથવા પોર્ટલ પર નવી સૂચના બહાર પડે તો તે મુજબ કાર્યવાહી કરવી.

4. ખાનગી અહેવાલના ત્રણ ભાગ કયા છે?

પરિપત્ર મુજબ વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલના નમૂનાને ત્રણ ભાગમાં વહેંચવામાં આવ્યો છે.

5. અહેવાલ કોણ લખશે અને કોણ સમીક્ષા કરશે?

પરિપત્રમાં દર્શાવેલી સામાન્ય વ્યવસ્થા નીચે મુજબ છે. સ્થાનિક વહીવટી માળખું, નગર શિક્ષણ સમિતિ તથા વિશેષ કિસ્સાઓમાં દર્શાવેલી નોંધો પણ ધ્યાનમાં લેવી.

નોંધ: ઉપરના કોષ્ટકમાં પદનામો સંક્ષિપ્ત રીતે રજૂ કર્યા છે. નગર શિક્ષણ સમિતિ, મંજૂર મુખ્ય શિક્ષક મહેકમ ન ધરાવતી શાળા તથા અન્ય વિશેષ પરિસ્થિતિઓ માટે પરિપત્રના મૂળ કોષ્ટક અને નોંધો મુજબ જ કાર્યવાહી કરવી.

6. કર્મચારીએ પ્રાથમિક માહિતી ભરતી વખતે શું કરવું?

અહેવાલનો પ્રથમ ભાગ કર્મચારીની પ્રાથમિક માહિતી સાથે સંબંધિત છે. આ તબક્કે ખાસ કાળજી રાખવી જરૂરી છે.

• પોતાની પ્રાથમિક માહિતી યોગ્ય રીતે દર્શાવવામાં આવી છે કે નહીં તે ચકાસવી.
• શૈક્ષણિક વર્ષ 2025-26 માટે અહેવાલ લખનાર અધિકારીની વિગતો ચકાસવી.
• સમીક્ષા કરનાર અધિકારીની વિગતો ચકાસવી.
• અધિકારીનાં નામ, પદ અથવા અન્ય વિગતોમાં વિસંગતતા હોય તો અહેવાલ સબમિટ કરતાં પહેલાં સુધારો કરાવવો.
• તમામ માહિતી સાચી અને સંપૂર્ણ હોવાની ખાતરી કર્યા પછી જ Online Submit કરવું.

7. અહેવાલ લખનાર અધિકારીઓ માટે અગત્યની સૂચનાઓ

વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલ માત્ર ઔપચારિકતા નથી. તે સંબંધિત કર્મચારીની કામગીરીનું મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજ છે. તેથી અહેવાલ લખતી વખતે નીચેની બાબતોનું ધ્યાન રાખવું.

• વિશેષ કામગીરીનો ઉલ્લેખ: અહેવાલના સમયગાળા દરમિયાન કર્મચારીએ કરેલી વિશેષ કામગીરી અને વ્યક્તિત્વની ખૂબીઓ દર્શાવવી.
• નિષ્પક્ષ મૂલ્યાંકન: મૂલ્યાંકન સમજદારી, જવાબદારી અને કાળજીપૂર્વક કરવું.
• ખામીઓનો યોગ્ય ઉલ્લેખ: કર્મચારીની વર્તણૂક અથવા વ્યક્તિત્વમાં જણાતી ખામીઓ હોય તો તેનો ઉલ્લેખ કરવામાં સંકોચ રાખવો નહીં.
• દરેક કોલમની સમીક્ષા: તમામ વિગતો ધ્યાનપૂર્વક વાંચીને જ ભરવી.
• નક્કી કરેલી સમયમર્યાદા: અહેવાલ લખવાની કામગીરી સમયસર પૂર્ણ કરવી.
• ઓનલાઈન સબમિશન: મૂલ્યાંકન પૂર્ણ કર્યા પછી નિર્ધારિત સમયમર્યાદામાં Online Submit કરવું.

પરિપત્ર સ્પષ્ટ કરે છે કે ખાનગી અહેવાલ લખવાની પ્રક્રિયા માત્ર ખામીઓ શોધવાની પ્રક્રિયા ન હોવી જોઈએ. કર્મચારીની સારી કામગીરી અને વિશેષતાઓને પણ યોગ્ય સ્થાન મળવું જોઈએ.

8. સમીક્ષા કરનાર અધિકારીઓએ શું ધ્યાનમાં રાખવું?

• સમીક્ષા માટે નિર્ધારિત સમયમર્યાદાનું પાલન કરવું.
• અહેવાલની સમીક્ષા કાળજીપૂર્વક અને યોગ્ય વિચારણા સાથે કરવી.
• અહેવાલ લખનાર અધિકારી દ્વારા સમયસર અહેવાલ ન લખાયો હોય તો પણ લાગુ પડતી સૂચનાઓ મુજબ પોતાની સમીક્ષાની કાર્યવાહી સમયમર્યાદામાં પૂર્ણ કરવી.
• અહેવાલ લખનાર અધિકારીએ સમયસર અહેવાલ લખ્યો હોય, પરંતુ સમીક્ષા સમયસર ન થઈ હોય તો પરિપત્ર મુજબ સિસ્ટમ દ્વારા અહેવાલ કસ્ટડીમાં મોકલવાની જોગવાઈ છે.
• દરેક તબક્કે Online Submit કરવાનું ભૂલવું નહીં.

સમીક્ષા માટેનો નિર્ધારિત સમયગાળો 1 ડિસેમ્બરથી 30 ડિસેમ્બર 2026 છે. તેથી સંબંધિત સમીક્ષા કરનાર અધિકારીઓએ આ સમયમર્યાદા ખાસ ધ્યાનમાં રાખવી.

9. ખાનગી અહેવાલ ભરવા અંગેની 10 મહત્વપૂર્ણ સૂચનાઓ

1. ખાનગી અહેવાલ હાલના નિર્ધારિત નમૂના મુજબ ઓનલાઈન જ ભરવાનો છે.
2. તમામ કોલમો પૂરતો સમય ફાળવીને અને કાળજીપૂર્વક ભરવી.
3. ઔપચારિકતા ખાતર અથવા ઉપરછલ્લી રીતે અહેવાલ ભરવો નહીં.
4. Online Submit કરતાં પહેલાં તમામ માહિતી ચકાસવી.
5. સબમિટ કર્યા પછી સુધારો કે ફેરફાર કરવાની તક ઉપલબ્ધ ન હોવાનું પરિપત્રમાં જણાવાયું છે.
6. અહેવાલ લખનાર અને સમીક્ષા કરનાર અધિકારીની વિગતો યોગ્ય હોવાની ખાતરી કરવી.
7. નિર્ધારિત સમયમર્યાદામાં પોતાને સોંપાયેલી કામગીરી પૂર્ણ કરવી.
8. અહેવાલ લખનાર અથવા સમીક્ષા કરનાર અધિકારી બદલાય તો તેમના સંબંધિત સમયગાળાની કામગીરીને અનુરૂપ અલગ અહેવાલ જનરેટ કરવાની જોગવાઈ ધ્યાનમાં લેવી.
9. અહેવાલ લખનાર અને સમીક્ષા કરનાર એક જ અધિકારી હોય તેવા કિસ્સામાં બંને કાર્યવાહી પૂર્ણ કરવાની સૂચના લાગુ પડે છે.
10. અહેવાલ લખનાર અથવા સમીક્ષા કરનાર અધિકારી નિવૃત્ત થવાના હોય તો નિવૃત્તિ સમયે અથવા નિવૃત્તિ પછી મહત્તમ એક માસની અંદર સંબંધિત કામગીરી પૂર્ણ કરવાની સૂચના છે.

10. ખાસ પરિસ્થિતિઓમાં શું જોગવાઈ છે?

(અ) અહેવાલ લખનાર અથવા કર્મચારી રજા પર હોય

પરિપત્રના સામાન્ય નિયમ મુજબ અહેવાલના સમયગાળા દરમિયાન સંબંધિત કર્મચારી અથવા અહેવાલ લખનાર અધિકારી રજા પર હોય અને તેમની ભોગવેલી રજાનો સમય બાદ કરતાં કુલ સમયગાળો ત્રણ માસથી ઓછો થતો હોય તો તે સમયગાળા માટે અહેવાલ લખવાનો નહીં, પરંતુ તે સમયગાળાની કામગીરી માટે પ્રમાણપત્ર આપવાનું રહેશે.

(બ) મહિલા કર્મચારીની પ્રસૂતિ રજા

મહિલા કર્મચારી અહેવાલના સમયગાળા દરમિયાન મેટરનિટી લીવ પર હોય તો તે સમયગાળા માટે પ્રમાણપત્ર આપવાની જોગવાઈ દર્શાવવામાં આવી છે.

(ક) અહેવાલ લખનાર અધિકારીની જગ્યા ત્રણ માસથી વધુ ખાલી હોય

જગ્યા ત્રણ માસથી વધુ સમયથી ખાલી હોય અને નીચલા દરજ્જાના અધિકારીને વધારાનો હવાલો સોંપાયો હોય તો સમાન દરજ્જાના જુનિયર કર્મચારીના અહેવાલ અંગે નિર્ધારિત જોગવાઈ લાગુ પડે છે. સમાન દરજ્જાના સિનિયર કર્મચારીનો અહેવાલ કોણ લખશે અને કોણ સમીક્ષા કરશે તે અંગે પરિપત્રમાં અલગ વ્યવસ્થા દર્શાવેલી છે.

(ડ) અહેવાલ લખનાર અથવા સમીક્ષા કરનાર અધિકારી બદલાય

વર્ષ દરમિયાન અધિકારી બદલાય તો સંબંધિત અધિકારીના કાર્યકાળના મૂલ્યાંકન માટે અલગ અહેવાલ ફોર્મ જનરેટ કરવાની જોગવાઈ છે. કર્મચારીએ વર્ષ દરમિયાન જેટલા સંબંધિત અધિકારીઓ હેઠળ કામ કર્યું હોય તે મુજબ અલગ અહેવાલોની જરૂર પડી શકે છે.

(ઇ) ફરજમોકૂફીનો સમયગાળો

કર્મચારીને ફરજમોકૂફ કરવામાં આવ્યા પહેલાંનો કામગીરીનો સમયગાળો ત્રણ માસ કે તેથી વધુ હોય તો તે સમયગાળાના અહેવાલ લખવા અથવા સમીક્ષા કરવાની જોગવાઈ છે. ફરજમોકૂફીના સમયગાળા માટે અહેવાલ લખવા કે સમીક્ષા કરવા અંગે પરિપત્રમાં પ્રતિબંધ દર્શાવવામાં આવ્યો છે.

(ફ) અન્ય કચેરીમાં પ્રતિનિયુક્તિ અથવા લોન સેવા

અન્ય કચેરીમાં પ્રતિનિયુક્તિ અથવા લોન સેવા હેઠળ ફરજ બજાવતા કર્મચારીઓના અહેવાલ માટે તેમની કામગીરી સાથે સંકળાયેલા અને સક્ષમ અધિકારીઓ દ્વારા સંબંધિત કચેરીમાં અહેવાલ લખવાની તથા સમીક્ષા કરવાની કાર્યવાહી થઈ શકે છે.

નોંધ: ઉપરોક્ત ખાસ જોગવાઈઓનો ઉપયોગ કરતાં પહેલાં મૂળ પરિપત્રના સંબંધિત મુદ્દા વાંચવા જરૂરી છે. અહીં સરળ સમજ માટે સંક્ષિપ્ત સાર આપવામાં આવ્યો છે.

11. ઓનલાઈન સબમિટ કર્યા પછી સુધારો કરી શકાશે?

આ પરિપત્રની સૌથી અગત્યની સૂચનાઓમાંની એક એ છે કે અહેવાલના ત્રણેય ભાગની કામગીરી પૂર્ણ કરીને Online Submit કર્યા પછી અથવા સંબંધિત તબક્કાની સમયમર્યાદા પૂરી થયા પછી તે ભાગની માહિતી ભરી શકાશે નહીં કે તેમાં સુધારા-વધારા કરી શકાશે નહીં.

12. ખાનગી અહેવાલ કેટલા વર્ષ સુધી સાચવવાના હોય છે?

પરિપત્રના સામાન્ય માર્ગદર્શન મુજબ અહેવાલોને સંબંધિત કર્મચારી નિવૃત્ત થાય, મૃત્યુ પામે અથવા તેમની સેવા સમાપ્ત કરવામાં આવે તે તારીખથી 10 વર્ષ સુધી સાચવવાની જોગવાઈ છે.

બરતરફી, બરતરફીની અન્ય જોગવાઈઓ, ફરજિયાત નિવૃત્તિ, કોર્ટ કેસ અથવા ખાતાકીય/ફોજદારી કાર્યવાહી જેવા વિશેષ કિસ્સાઓમાં અહેવાલ સાચવવાની મુદત અંગે અલગ શરતો દર્શાવવામાં આવી છે. આવા કિસ્સાઓમાં મૂળ પરિપત્રનો મુદ્દો 15 ધ્યાનથી વાંચવો.

13. શિક્ષકો અને મુખ્ય શિક્ષકો માટે ચેકલિસ્ટ

નીચેની ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરીને અહેવાલની કામગીરી યાદ રાખી શકાય છે.

નોંધ: આ ચેકબોક્સ વ્યક્તિગત યાદી માટે છે. પેજ ફરીથી લોડ કરવાથી ચિહ્નિત સ્થિતિ સાચવાઈ રહે તેની ખાતરી નથી.

14. વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો (FAQ)

15. સત્તાવાર પરિપત્ર PDF ડાઉનલોડ કરો

વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલ 2025-26 અંગેની તમામ શરતો, વિશેષ કિસ્સાઓ અને અધિકારીઓની જવાબદારીઓની ચોક્કસ વિગતો માટે મૂળ સરકારી પરિપત્ર વાંચવો જરૂરી છે.

નિષ્કર્ષ

ગુજરાતના સરકારી પ્રાથમિક શિક્ષકો, વિદ્યાસહાયકો અને મુખ્ય શિક્ષકો માટે વર્ષ 2025-26ના વાર્ષિક ખાનગી અહેવાલની ઓનલાઈન પ્રક્રિયા સમયસર પૂર્ણ કરવી જરૂરી છે. અહેવાલ જનરેટ કરવો, પ્રાથમિક માહિતી અપડેટ કરવી, મૂલ્યાંકન કરવું અને સમીક્ષા પૂર્ણ કરવી — આ ચારેય તબક્કામાં સંબંધિત કર્મચારી તથા અધિકારીઓએ નિર્ધારિત સમયમર્યાદાનું પાલન કરવું.

ખાસ કરીને પ્રાથમિક માહિતી અને અહેવાલ લખનાર/સમીક્ષા કરનાર અધિકારીઓની વિગતો સચોટ હોવી જોઈએ. ઓનલાઈન સબમિટ કર્યા પછી સુધારાની તક ન હોવાથી અંતિમ સબમિશન પહેલાં દરેક વિગતોની ચકાસણી કરવી અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે.

તમારા સાથી શિક્ષકો, વિદ્યાસહાયકો, મુખ્ય શિક્ષકો અને સંબંધિત અધિકારીઓ સુધી આ માહિતી પહોંચાડો, જેથી સૌને સમયસર માર્ગદર્શન મળી રહે.